Políticas de privacidad

Somos Gratus una plataforma para los dueños de flotas de vehículos, maquinaria linea amarilla o naranja y equipos de generación de energía para el control de gastos en repuestos y mantenimiento de sus vehículos.

Nuestro equipo está conformado por profesionales a quienes les interesa ofrecer canales de comunicación más eficientes entre Gratus como plataforma y los usuarios finales.

I. NUESTRA POLÍTICA

Proteger los datos personales es muy importante para nosotros, por esta razón hemos elaborado la presente POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES de conformidad con lo dispuesto en la legislación colombiana. En esta política encontrarás las reglas y procedimientos que aplicamos a la recolección, almacenamiento, tratamiento, uso, circulación y supresión de los datos personales que se registran en nuestra aplicación. Con ella buscamos proteger, salvaguardar y administrar la información que reposa en nuestras bases de datos de acuerdo a lo establecido en la Ley. Tanto nosotros en calidad de responsable como nuestros trabajadores, contratistas y proveedores, debemos observar y respetar esta política en el cumplimiento de nuestras funciones y actividades aún después de terminados los vínculos legales, comerciales, laborales o de cualquier índole.

II. NUESTRO COMPROMISO

Estamos comprometidos con la confidencialidad y seguridad de los datos personales que manejamos y te aseguramos que nuestros trabajadores, contratistas, proveedores y todas aquellas personas con las cuales tenemos vínculos comerciales y legales, de igual manera están comprometidas a guardar estricta confidencialidad en relación con los datos tratados.

III. ¿QUÉ DATOS RECOGEMOS?

Para que hagas parte de nuestra plataforma, recogemos información básica como tus nombres y apellidos, número de contacto, correo electrónico y la ciudad en la que te encuentras. Además, recogemos datos sobre tu actividad en nuestra aplicación, como tu dirección IP, el uso que realizas de nuestra plataforma, las comunicaciones que tienes con nosotros y la información que compartes, como los registros de repuestos y mantenimiento de tus vehículos.

IV. MIENTRAS NAVEGAS Y UTILIZAS NUESTROS SERVICIOS

Usamos COOKIES que nos ayudan a identificar a nuestros usuarios.

Si no quieres que usemos COOKIES en la prestación de nuestros servicios debes configurar tus dispositivos fijos o móviles para desactivar esta opción, sin embargo, desactivada esta opción no podemos asegurarte que todos nuestros servicios, páginas, entradas y minisitios funcionen correctamente.

V. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Los datos personales son recolectados, almacenados, organizados, usados, circulados, transmitidos, actualizados, rectificados, suprimidos, eliminados y en general gestionados por nosotros de acuerdo con la finalidad o finalidades que hemos señalado en la presente política de tratamiento de datos personales.

VI. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Nosotros Gratus podremos hacer uso de los datos personales de los usuarios para:

1. Gestionar el acercamiento entre los usuarios.

2. Verificar la identidad de los usuarios en nuestro sistema.

3. Identificar y contabilizar los registros de repuestos y mantenimiento de los vehículos.

4. Enviar información sobre nuestros servicios y productos, así como de los servicios y productos de nuestros aliados comerciales.

5. Enviar al correo electrónico, dispositivo móvil por mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio digital de comunicación, información comercial, publicitaria o promocional sobre los servicios ofertados por sus aliados o usuarios de la página web.

6. Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos), efectuar encuestas de satisfacción respecto de los servicios prestados por Gratus.

7. Enviar contenido de marketing y comunicación por Gratus directamente y/o por terceras personas que operen como comercios aliados, aliados comerciales o pasarelas de pago, incluido el envío de correos físicos o electrónicos, envío de mensajes a dispositivos móviles, envío de mensajes de texto o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación, el envío de información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios de nuestra página web o de los terceros que operen como comercios aliados, aliados comerciales o pasarelas de pago.

8. Utilizar los datos con fines de seguridad de las personas y ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso ante una autoridad policial, judicial o administrativa.

9. Suministrar, compartir, enviar o entregar sus datos personales a empresas filiales, vinculadas, subordinadas o aliados comerciales de Gratus ubicadas en Colombia o cualquier otro país para dar cumplimiento a las obligaciones establecidas mediante relaciones contractuales o para llevar a cabo cualquiera de las actividades aquí señaladas.

Venta, Licenciamiento o Transmisión de la Información.

i. La información que nos proporciones será utilizada sólo con las finalidades señaladas en la presente política de tratamiento de datos personales, y por tanto la información no será vendida, licenciada, transmitida o divulgada de ninguna forma, salvo que exista tu autorización expresa para hacerlo, cuando sea necesario para permitir que los contratistas o agentes te presten los servicios encomendados; sea necesario con el fin de proveerte servicios y/o productos.

La información también podrá ser transmitida cuando sea necesario divulgarla a las entidades que prestan servicios de mercadeo en nombre de Gratus o a otras entidades con las cuales se tengan acuerdos de mercado conjunto; la información tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión, u otro proceso de restructuración de la sociedad; que sea requerido o permitido por la ley.

VII. LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Gratus solo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, procederá a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

VIII. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES

Derechos de los Titulares de Datos Personales:

1. Derecho de Acceso

Podrás acceder a tus datos personales registrados en nuestra Aplicación Móvil y podrás consultarlos de manera gratuita cada vez que lo desees.

2. Derecho de Actualización y Rectificación

Podrás, en cualquier momento, actualizar tus datos y solicitar que rectifiquemos cualquier información que se encuentre en nuestro poder.

3. Derecho de Revocación de la Autorización y Supresión

>En cualquier momento podrás revocar la autorización que nos diste al crear tu cuenta para recoger y tratar tus datos personales; así mismo, podrás solicitar la supresión de cualquiera o todos los datos registrados, cuando consideres que no se han respetado los principios, derechos y garantías legales. Esperamos que esto no suceda, ya que sin algunos de tus datos, es posible que no podamos darte acceso a la totalidad de nuestros servicios.

Adicionalmente, debes tener en cuenta que la solicitud de supresión de tu información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando de conformidad con las disposiciones legales o contractuales debas permanecer en la base de datos o cuando Gratus tenga el deber legal o contractual de continuar con el tratamiento de la información.

La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Autoridad de Protección de Datos Personales de Colombia – Superintendencia de Industria y Comercio, haya determinado que en el Tratamiento, Gratus ha incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 (o en su defecto con las normas que la reglamenten, adicionen, ejecuten, complementen, modifiquen, supriman o deroguen) y/o a la Constitución.

4. Derecho a Solicitar Prueba de la Autorización

Puedes solicitar prueba de la autorización otorgada a Gratus para la recolección, uso, tratamiento, circulación y supresión de tu información salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

5. Derecho a Ser Informado Respecto del Uso del Dato Personal

En cualquier momento nos puedes preguntar y tendrás derecho a ser informado sobre el tratamiento que le hemos dado a tu información. Basta con que nos envíes una solicitud siguiendo el procedimiento que encuentras en esta misma política.

6. Derecho a Presentar Quejas

Podrás presentar cualquier queja que tengas ante nuestra área de servicio al cliente servicioalcliente@gratus.com.co, teniendo en cuenta el procedimiento que encuentras en esta misma política y ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente sobre tratamiento de datos personales.

IX. ÁREA RESPONSABLE DE LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

Gratus será el responsable de atender las peticiones, quejas y reclamos que formules en ejercicio de los derechos contemplados a tu favor en la Ley y en la presente POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES.

X. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES

Para la atención de peticiones, quejas, reclamos, conocer, actualizar, rectificar, suprimir información y revocar la autorización que formules en ejercicio de los derechos a tu favor contemplados en la Ley y en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, Gratus establece el siguiente:

PROCEDIMIENTO:

Como titular de los datos tú o quien ejerza tu representación podrá enviar su solicitud de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. al correo electrónico: servicioalcliente@gratus.com.co.

CONTENIDO DE LA SOLICITUD

La solicitud deberá contener tu identificación plena, la descripción de los hechos, la solicitud que haces, la dirección física y electrónica en la que deseas recibir respuesta, un número telefónico de contacto y debe venir acompañada de los documentos que se quieras hacer valer.

CONSULTAS

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se te informará, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá tu consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

RECLAMOS

Si la información o los documentos recibidos resultan incompletos, se te requerirá dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsanes las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que presentes la información requerida, se entenderá que has desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles y te informará de la situación.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se te informarán los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá tu reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

XI. VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La fecha de entrada en vigencia de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales es el día 15 de Agosto de 2026.

Los Datos Personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en las Bases de Datos de Gratus durante el tiempo que sea necesario para cumplir las finalidades mencionadas en este documento.

XII. MODIFICACIONES DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La presente POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES podrá ser modificada en cualquier momento por Gratus. La misma estará a disposición de nuestros usuarios de forma permanente en nuestro sitio web gratus.com.co

Si se realizan cambios en la parte formal de los procedimientos, tales como cambios de dirección, teléfono, correo electrónico de contacto, URL, área encargada, los mismos serán reflejados en el documento y dados a conocer mediante la página web de la compañía o por mecanismos idóneos que permitan la consulta de los documentos.

Por disposiciones legales, si se realizan cambios en las finalidades del tratamiento de los datos personales se dará aviso del cambio a los titulares de los datos personales que se encuentren registrados en las bases de datos de la compañía y se pondrá a su disposición la última versión de la POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES y el formulario correspondiente para obtener su nueva autorización.